7 LECCIONES QUE NOS DEJA NUESTRA CERTIFICACIÓN ISO 9001

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7 LECCIONES QUE NOS DEJA NUESTRA CERTIFICACIÓN ISO 9001
Por: Ing. Alejandra Reyes Padilla
Enc. Sistema de Gestión T&D

T&D S.A. acaba de obtener su certificación ISO 9001 “Sistema de Gestión de la Calidad” con el ente certificador TÜV Rheinland, cuyo alcance abarca las operaciones de diseño, construcción y automatización industrial. Demostrando internacionalmente que nuestras actividades están enfocadas en satisfacer las necesidades únicas y particulares de cada uno de nuestros clientes.

Implementar un sistema de gestión en una empresa cuyas operaciones se manejan por proyectos multidisciplinarios, como es el caso de T&D, propone innumerables desafíos los cuales afrontamos con compromiso, creatividad y mucha determinación.

Al concluir este importante proceso, queremos compartir con ustedes las lecciones que nos dejó, queremos que sean parte de nuestras experiencias y sin ánimos de pretender ser mentores verter algunos consejos que les sean de utilidad cuando decidan afrontar este proceso por cuenta propia.

1.Planifica y re planifica las veces que sea necesario

Cualquier curso o asesor especializado en la materia, te dirá que el primer paso para implementar un sistema de gestión de calidad es realizar un diagnóstico y en función de los resultados establecer un plan de acción con actividades, responsables, prioridades, un presupuesto y fechas a ser cumplidas a cabalidad. Lo que no te mencionará será que en el proceso los responsables abandonaran la empresa, adversidades y cambios estarán a la orden del día y los recursos no serán ilimitados. No tengas miedo de planificar nuevamente, debes ser muy ingenioso para buscar alternativas, un plan no es más que una guía, a veces es bueno desviarse un poco del plan pero jamás de la meta..

2.Al momento de diseñar: ¡Se Autentico!

Cada organización es única en su tipo, por este motivo se aconseja que al momento de diseñar el sistema de gestión de una organización “sea como un traje hecho a medida”. Y como cualquier consejo, este carece de sentido hasta que por propia experiencia nos encargamos de corroborarlo.

T&D pertenece a una de las más grandes corporaciones familiares de Bolivia, con 40 años de experiencia en el rubro de producción cerámica y con empresas certificadas con ISO 9001 hace más de 10 años. En este sentido, con el objetivo de ayudar en el proceso de implementación, llegó a T&D una serie de documentación corporativa para ser “adecuada”, se seleccionó la documentación que podría ser utilizada y se procedió al proceso de adecuación, como resultado se obtuvieron procedimientos que el personal no entendía y que tardaron mucho más en ser implementados que aquellos que fueron elaborados por cuenta propia desde un inicio.

No es mala idea leer y revisar la documentación de otras organizaciones como fuente de información, pero al momento de redactar un procedimiento, un instructivo, una normativa o cualquier otro, siempre es mejor hacerlo de cero, con la participación del personal que realiza el trabajo, en este sentido tu documentación aportará valor y reflejará las actividades y la esencia de la empresa.

3.En la Dirección que nos muestre la Alta Dirección

Un requisito dentro de la norma ISO 9001 es el compromiso de la Alta Dirección, que es demostrada estableciendo la política, los objetivos, asignando los recursos, definiendo las responsabilidades y revisando constantemente el sistema de gestión.

Sin embargo su responsabilidad en la práctica va más allá, se requiere contar con un Líder en todo el sentido de la palabra: que motive, que se capacite y capacite a su personal, en el que se pueda encontrar un consejo certero, quien valore los logros y reprenda los errores, pero por sobre todo que muestre constantemente la dirección a la que todos debemos llegar.
T&D le debe el éxito de este y muchos otros proyectos, a contar con una gerencia altamente motivadora, con ideales revolucionarios que son transmitidos al personal en todo momento y que alentaron a continuar aún en los momentos con mayores complicaciones.

 

4. Participación del Personal

La participación del personal en el proceso de implementación y certificación de un sistema de gestión es vital para alcanzar la meta deseada, sin embargo el personal no comprometido se constituirá en el mayor obstáculo para alcanzar la meta ambicionada.

Hay quienes afrontaran este proceso con actitud positiva, se involucraran en cada una de las actividades que se tengan que efectuar, porque verán al sistema de gestión como una herramienta hacia la mejora; pero también existirán aquellos para los cuales el proceso no será bienvenido, y escucharas frases como: “siempre se hizo de esta manera”, “sólo estamos perdiendo el tiempo”, “Nos ocuparemos más de llenar papeles que de realmente hacer el trabajo” y harán todo lo posible para sabotear los avances; es normal que estas personas abandonen el barco fácilmente al no alinearse a las nuevas necesidades. Los grandes cambios son sólo para los valientes.

Apóyate en la Gerencia, en los líderes de proceso, en el personal comprometido, verás cómo poco a poco las nuevas ideas no parecerán tan descabelladas y todos comenzarán a hablar en un mismo idioma, veras que el personal es capaz de grandes cosas, incluso de sacrificar fines de semana, trabajar hasta la madrugada durante semanas por cumplir el propósito, son ellos los que convierten lo imposible en posible.

5. Si te vas a enfocar en algo, enfócate en procesos

El enfoque basado en procesos es uno de los principios del sistema de gestión de la calidad. Para T&D se constituye en el principio más importante, lección que fue aprendida durante la implementación de ISO 9001.

El proceso productivo de T&D para crear industrias desde el diseño, la construcción hasta la automatización industrial, está compuesto de tres sub procesos: Obras civiles, Mecánica y Eléctrica. Por muchos años (que también se replicaron en el diseño del Sistema de Gestión) se vio a estas tres áreas de manera independiente, con metas, indicadores y formas de trabajos autónomos. El resultado que se obtenía producto de esta gestión eran procesos que cumplían con los estándares pero que no se enfocaban en los resultados globales y muchas veces el cliente recibía las consecuencias al no obtener el proyecto concluido en los plazos previstos.

Luego de mucho análisis (y no conformidades), entendimos que si no gestionamos nuestras operaciones como procesos interrelacionados con un mismo fin, no mejoraríamos como organización, en ese momento el “trabajo en equipo” dejó de ser una filosofía para convertirse en la única y verdadera forma de trabajo.

6. La perfección no existe, la excelencia se alcanza con el tiempo

Tener un Sistema de Gestión implementado no significa que de la noche a la mañana los problemas se solucionaran y que los errores desaparecerán, por el contrario significa que para resolverlos se deberá trabajar en ellos buscando soluciones a las causas verdaderas, lo que demandará una inversión considerable de tiempo, paciencia y perseverancia para ver los resultados.
La mejora continua es el nuevo sistema de trabajo donde lo único constante es el cambio; es normal que con el pasar de los años te encuentres con un organigrama versión 24 con el que recién te sientas satisfecho. Las operaciones siempre pueden ser mejores, no te preocupes si tu versión 0 es aún muy básica sólo asegúrate que tenga las bases correctas, con el tiempo se convertirá en la mejor manera de hacer las cosas, los sistemas de gestión son como hijos que van madurando y creciendo.

 

 

7. ¿Certificar? ¿Cuándo estamos listos?

No es sencillo identificar el momento en el que se ha concluido el proceso y que estamos listos para afrontar el proceso de certificación, los miedos aparecen y nos cuestionamos si todo el trabajo efectuado será suficiente. Haz un diagnostico final (la auditoría interna es una excelente herramienta), evalúa la criticidad de las desviaciones y trabaja en ellas, recuerda lo mucho que se ha avanzado no es momento de desanimarse.

Conversa con el organismo certificador que seleccionaste, planifica las fechas, comunícalas en la empresa, el proceso de validación vendrá por fases que te ayudaran a completar el proceso de la forma más eficiente. Disfruta de esta etapa al fin ha llegado.

 

 

Sin duda alguna el proceso de implementación y certificación es un trabajo de mucho compromiso por parte de la organización, pero alcanzar el tan ansiado certificado demuestra que nuestras operaciones están controladas y que el personal tiene un objetivo en común: la calidad. Trae consigo además múltiples beneficios para nuestros clientes, escuchamos sus sugerencias, gestionamos sus quejas, nos esforzamos por exceder sus expectativas.

Ahora estamos avalados para abrirnos a nuevas industrias, a exportar nuestra tecnología, y a convertirnos en referentes de automatización industrial en Bolivia y en Latinoamérica. No es el fin, es el inicio de grandes proyectos

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